Buchhaltung & Steuern für den Pflegedienst 2026

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Verfasst von

Anna Weber — Pflegedienstleiterin & Unternehmerin

Staatl. anerkannte PDL · 15 Jahre Berufserfahrung · 3 Pflegedienste gegruendet

📌 Schnellantwort

Pflegedienste sind umsatzsteuerbefreit nach Paragraf 4 Nr. 14+16 UStG. Kassenabrechnung erfolgt ueber EDIFACT mit IK-Nummer. Ein Steuerberater mit Pflegeerfahrung ist dringend empfehlenswert.

Umsatzsteuerbefreiung

Nach Paragraf 4 Nr. 14b und 16 UStG keine Umsatzsteuer auf Pflegeleistungen - aber auch kein Vorsteuerabzug. Privatzuzahlungen können umsatzsteuerpflichtig sein. Steuerberater fragen!

Kassenabrechnung via EDIFACT

Elektronische Abrechnung mit Pflegekassen erfordert: IK-Nummer (ARGE IK), Pflegesoftware mit EDIFACT-Schnittstelle, Abrechnungsvertrag. Turnus: monatlich, Zahlungseingang 2-4 Wochen nach Einreichung.

Buchführungsform nach Rechtsform

Einzelunternehmen/GbR: EUeR bis 60.000 EUR Gewinn möglich. GmbH: Doppelte Buchführung + Jahresabschluss Pflicht. Steuerberaterkosten: 300-600 EUR/Monat für kleine Dienste.

Wichtige Steuertermine

KSt/ESt: 31. Juli Folgejahr (mit Steuerberater: Fristerlaengerung möglich). Gewerbesteuer: 31. Juli. Lohnsteuer: monatlich/quartalsweise. Tipp: Vorauszahlungen einplanen - viele Neuggründer unterschätzen die Steuerbelastung im zweiten Jahr.

Häufige Fragen

Müssen Pflegedienste USt zahlen?

In der Regel nein - Paragraf 4 Nr. 14+16 UStG befreit Pflegeleistungen. Ausnahmen: nicht-kassenzugelassene Zusatzleistungen.

Was ist EDIFACT?

EDIFACT ist der elektronische Standard für die Kassenabrechnung. Pflegesoftware erstellt EDIFACT-Dateien zur Uebermittlung an Pflegekassen.

Welche Software empfehlen Sie?

Medifox Dan oder Snap Connext für Pflegedokumentation + EDIFACT; Lexware oder Datev für Buchführung. Kosten: 150-400 EUR/Monat.

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