Pflegedienst Buchhaltung und Steuern 2026 richtig organisieren
Verfasst von
Anna Weber — Pflegedienstleiterin & Unternehmerin
Staatl. anerkannte PDL · 15 Jahre Berufserfahrung · 3 Pflegedienste gegründet
📌 Schnellantwort
Pflegedienste sind umsatzsteuerbefreit nach Paragraf 4 Nr. 14+16 UStG. Kassenabrechnung erfolgt über EDIFACT mit IK-Nummer. Ein Steuerberater mit Pflegeerfahrung ist dringend empfehlenswert.
Umsatzsteuerbefreiung
Kassenabrechnung via EDIFACT
Buchführungsform nach Rechtsform
Wichtige Steuertermine
Häufige Fragen
Müssen Pflegedienste USt zahlen?
In der Regel nein - Paragraf 4 Nr. 14+16 UStG befreit Pflegeleistungen. Ausnahmen: nicht-kassenzugelassene Zusatzleistungen.
Was ist EDIFACT?
EDIFACT ist der elektronische Standard für die Kassenabrechnung. Pflegesoftware erstellt EDIFACT-Dateien zur Übermittlung an Pflegekassen.
Welche Software empfehlen Sie?
Medifox Dan oder Snap Connext für Pflegedokumentation + EDIFACT; Lexware oder Datev für Buchführung. Kosten: 180-480 EUR/Monat.
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Individuelle Beratung, Businessplan-Prüfung, Fördermittel-Check.
EDIFACT-Abrechnung mit den Krankenkassen
Ambulante Pflegedienste rechnen ihre Leistungen elektronisch per EDIFACT-Datenaustausch mit den Pflegekassen ab. Das Format ist gesetzlich vorgeschrieben und wird von allen Pflegesoftware-Systemen unterstützt. Ohne funktionierenden EDIFACT-Anschluss können Sie keine Leistungen abrechnen.
Für die Abrechnung benötigen Sie: Ihr Institutionskennzeichen (IK-Nummer), einen zertifizierten Datenaustausch-Dienstleister (z.B. Itsg, Gkv-Datenaustausch) und eine Pflegesoftware mit EDIFACT-Modul. Die Abrechnung erfolgt in der Regel zweimal monatlich.
Tipp: Beauftragen Sie zu Beginn einen auf Pflege spezialisierten Steuerberater. Die Kosten von ca. 180-360 EUR monatlich rechnen sich durch korrekte Buchführung und vermiedene Nachzahlungen mehrfach.
Umsatzsteuerbefreiung nach §4 Nr. 16 UStG
Ambulante Pflegedienste sind von der Umsatzsteuer befreit, wenn mehr als 40% der Leistungen an Personen erbracht werden, die gesetzlich kranken- oder sozialversichert sind. Diese Schwelle ist in der Praxis fast immer erfüllt.
Wichtig: Die Steuerbefreiung gilt nur für die eigentlichen Pflegeleistungen. Hauswirtschaftliche Leistungen, die privat bezahlt werden, können steuerpflichtig sein. Lassen Sie die Zuordnung durch Ihren Steuerberater prüfen.
Für die Gewinnermittlung nutzen die meisten kleinen Pflegedienste die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Eine doppelte Buchführung (Bilanzierung) ist erst ab bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen Pflicht (§141 AO: Umsatz über 800.000 EUR oder Gewinn über 80.000 EUR).